jueves, 30 de mayo de 2013

Funciones Y y O en Excel

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Hoy veremos dos funciones muy útiles para combinar con la función SI de Excel. Se trata de la función Y y la función O.

Como ya vimos en el artículo sobre la función SI, utilizamos la fórmula condicional para comparar el contenido de una celda y de esta manera realizar una acción u otra en función de esa condición:

=SI(Condición;Valor_Si_Cumple;Valor_NO_Cumple)

Gracias a las funciones y y o, tenemos la posibilidad de poner más de un criterio de comparación, de manera que si utilizamos la función y integrada dentro de una función SI, le estaremos indicando que para que la fórmula sea verdadera, se tienen que cumplir todas las condiciones.

La estructura de la función y, es muy simple:

=y(condición1; condición2; condición3;...;condiciónN)

El resultado será verdadero si se cumplen todas las condiciones, si no dará un resultado falso. Si lo unimos a la función SI, esto nos quedaría de la siguiente manera:

=SI(y(A1>=5;A1<=10);"Apto";"No Apto")

En este ejemplo, vemos que hemos sustituido la parte de la condición por una función Y (que lleva más de una condición), de manera que estamos limitando el criterio de la función a un rango de números entre 5 y 10; fuera de ese rango el resultado sería falso y por tanto nos daría como resultado No Apto.

La función O en Excel, funciona exactamente de la misma manera, pero para que sea verdadero, solo se tiene que cumplir una de las condiciones:

=SI(o(A1>=18;A2="Estudiante");"Apto";"No Apto")


En este caso, solo con que se cumpla una de las dos condiciones, el resultado sería Apto; si ninguna de las dos condiciones se cumpliera, sería No Apto.

Espero que os ayude...

viernes, 12 de abril de 2013

Referencias relativas y absolutas en Microsoft Excel

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Hoy hablaremos de las referencias relativas y absolutas en Excel. Es muy probable que alguna vez nos hayamos encontrado en algunas fórmulas o funciones  con el símbolo $ en Excel. El símbolo $ dentro de una celda, se utiliza para "fijar" esa celda cuando utilizamos el método de arrastrar fórmula o copiamos una fórmula o función y nos interesa que siempre haga referencia a una celda en concreto.
 
Podemos "fijar" filas y columnas independientemente  o fijar una celda. Así, en el primer caso si hacemos una referencia así: =A1+$B1, estamos indicando que cuando arrastremos la fórmula hacia abajo, las filas aumenten en ambos casos (A2+$B2, A3+$B3, A3+$B3...) sin embargo, si arrastramos hacia la derecha, la segunda celda quedaría fija (B1+$B1, C1+$B1, D1+$B1...).

Si lo que nos encontramos es algo así =A1+B$1, nos pasará el caso inverso. Si arrastramos hacia abajo, aumentará el primer valor pero no el segundo (A2+B$1, A2+B$1, A2+B$1...) y al arrastrar hacia la derecha aumentarán ambos (B1+C$1, C1+D$1, D1+E$1...).
 
Estos dos casos se les conoce como referencias relativas. Si introducimos: = A1+$B$1, estamos fijando por completo la celda B1 y por tanto arrastremos hacia donde arrastremos la fórmula, siempre sumará por B1. Este caso se conoce como referencia absoluta.

Vamos a la práctica:

Partimos de ésta tabla que queremos formular, donde a partir del año 2007, cada año se prevee un incremento de un 5% respecto al año anterior:

referencias absolutas

En este caso tenemos los números de venta para cada producto y una celda (la tasa) que contiene un 5% y que utilizaremos para calcular el incremento (de ésta manera si luego queremos modificar ese valor se recalcularía toda la tabla automáticamente).  Para realizar el cálculo, debemos multiplicar el número de ventas por la tasa y volver a sumar las ventas. Para la gasolina sería: 100*5% + 100... para realizar un incremento del 5%. Así la fórmula quedaría:

fórmula de excel


Si validamos esta fórmula y la arrastramos, nos encontraremos con el problema de que la tasa, es decir el 5% se mueve a medida que movemos la fórmula, por tanto nos interesa dejarla fija para poder arrastrar la fórmula. Para ello, en la barra de fórmulas, marcaremos la celda B2 (un click entre la B y el 2) y pulsaremos la tecla F4, de manera que veremos que la celda queda como $B$2. Ahora ya podemos validar la fórmula con enter y arrastrar la fórmula.

Fijar celda en excel

arrastrar formula excel


En este segundo ejemplo, cada producto tiene su tasa:

referencias relativas excel


La fórmula que deberíamos utilizar sería la siguiente:

formulas matematicas excel

En este caso, nos interesa que cuando arrastremos hacia la derecha, la columna de la tasa quede fija pero cuando arrastremos hacia abajo, vayan incrementando las filas. Por tanto en este caso la celda B2 debería ser $B2. Por tanto repetiremos el proceso anterior. En la barra de fórmulas haremos un click entre la B y el 2 e iremos apretando repetidas veces la tecla F4 hasta que nos aparezca $B2.

fijar columna en excel

Ahora ya podemos validar la fórmula y arrastrarla.

Arrastrar fórmulas de Excel
 
Espero haberos ayudado y ya sabéis que podéis seguir enviando vuestros correos a info@elprofedeexcel.com

Os dejo el enlace del ejercicio: Relacionesrelativas y absolutas

jueves, 21 de marzo de 2013

Transponer datos de una Tabla de Excel

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Muchas veces habremos oído eso de Transponer en Microsoft Excel pero se nos habrá quedado cara de no entender nada. El otro día en un curso, lo comento como anécdota,  un alumno me decía... Ya puedo dormir tranquilo, después de tantos años escuchando la frase, por fin he conseguido transponer celdas en Excel.

En el fondo transponer, no es más que cambiar la orientación de una tabla de Excel, de modo que los datos que tenemos en la columna izquierda, aparezcan como cabecera y viceversa.

Para ello, la manera más simple de realizarlo consiste en hacer una copia de los datos (tabla) que queremos transponer y pegarla mediante un "pegado especial" (un día de estos crearé un artículos sobre los diferentes métodos de Pegado Especial).

Para realizar el primer método, como ya hemos indicado antes, seleccionaremos la tabla que queremos transponer y le daremos a copiar (botón derecho --> copiar; ctrl+C; ... el método que más os guste)

Copiar tabla de excel

Una vez copiado, seleccionaremos la celda de destino donde pegaremos los datos y marcaremos la flecha que se encuentra justo debajo del botón "Pegar" (Situado en la parte izquierda de la barra de herramientas del menú Inici.) y seleccionaremos la opción "Transponer"

Pegado especial transponer


El resultado, debería ser este, la tabla cambiada de orientación.


Como siempre, espero haberos ayudado.

PD.- Agradecer a Pablo García Santiago la consulta realizada.
 

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