viernes, 11 de mayo de 2012

FUNCIONES LÓGICAS: FUNCIÓN SI

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Empezamos el repaso a las funciones lógicas y lo haremos con la fundamental para entender las funciones lógicas, la función SI. Las funciones lógicas tienen como finalidad realizar una acción en función de una condición.

La estructura de la fución SI es la siguiente:

 =SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

Lo que realizará la función, será comprobará la condición que especifiquemos en el apartado "prueba_logica". Siempre especificaremos una comparación entre una celda y un valor u otra celda. Para ello, utilizaremos siempre los comparadores <, <=, >, >=, = o <> (diferente). Si se cumple la condición, realizará la acción especificada en "Valor_si_verdadero" y en caso de que no se cumple, realizaría la acción de "Valor_si_Falso".

Ejemplo:

=si(A1>=5;"Aprobado";"Suspendido") --> en este caso la función comprobará si el valor de la celda A1 es mayor o igual a 5. Si lo es, mostrará como resultado Aprobado. En caso contrario, es decir, sea menor a 5, el resultado sería Suspendido
Importante destacar que dentro de una función SI, siempre que hagamos referencia a texto, éste debe ir entre comillas.

Vamos a ver con un ejemplo gráfico el funcionamiento de la función SI:

Uso función SISupongamos tenemos un cuadro como el de la derecha, con el detalle de Ejecutivos de venta, las ventas realizadas así como el objetivo y queremos ver si cumplió o no con él.

En este caso necesitamos comparar si las ventas superan (o igualan) al objetivo.  Ventas >= Objetivo
Si efectivamente las Ventas superan el Objetivo (Ventas>=Objetivo es VERDADERO), queremos que la celda (de la columna D) nos muestre “Cumplió”.  Y, en caso que no se cumpla (es decir, Ventas>=Objetivo es FALSO), nos muestre “No cumplió”.

Ya tenemos entonces las tres partes:
·         La función lógica: Ventas>=Objetivos
·         Valor si Verdadero: Mostrar “Cumplió”
·         Valor si Falso: Mostrar “No cumplió”. 

La fórmula, para la celda D2 será entonces:
=SI(B2>=C2;”Cumplió”;”No Cumplió”)

Es totalmente equivalente escribirla de la forma:
=SI(B2<C2;”No Cumplió”;”Si Cumplió”) => SI las Ventas son menores al Objetivo entonces mostrar “No Cumplió”, en caso contrario (es decir, si es FALSA la comparación Ventas<Objetivo), mostrar “Sí Cumplió”).

En próximos Posts veremos como anidar 2 SI y juntar la función SI con la función Y y la función O. Espero que os sirva de ayuda. Cualquier problema no dudéis en comentarlo en el post.


lunes, 23 de abril de 2012

TABLAS DINÁMICAS: PASO A PASO

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Una tabla dinámica nos permite obtener informes resumidos a partir de los datos que tenemos en una hoja de cálculo. De ésta manera podemos ver totales agrupados por diferentes campos así como aplicar filtros a todos estos datos.

En el ejemplo que veremos a continuación, partiremos de una pequeña base de datos de ejemplo en el que utilizaremos 5 campos (ZONA, COMERCIAL, PRODUCTO, UNIDADES, IMPORTE)


BBDD Excel

La primera tabla dinámica que propongo es una que nos muestre el total de ventas por importe agrupado por comercial y zona. Vamos a ver que pasos debemos realizar:
Informe de tablas dinámicas 
En primer lugar debemos insertar la tabla dinámica, para ello iremos a la pestaña Insertar y marcaremos la opción de "tabla dinámica" 
Una vez accedamos al menu de Insertar una Tabla dinámica, nos aparecerá  una ventana donde debemos especificar donde estan los valores que queremos utilizar para la tabla y en que posición vamos a insertar nuestra tabla dinámica (en el ejemplo, he seleccionado la tabla anterior y he especificado que quiero crear la tabla en una hoja nueva.

Seleccionar rango tabla dinamica
 

editar tabla dinamicaUna vez especificados los datos para poder crear la tabla dinámica nos aparecerá una barra en la parte derecha donde veremos por un lado los campos que tiene nuestra tabla y por otro 4 cuadros, que marcan los Rótulos de fila, los Rótulos de columna, los valores y los filtros de Informe. Si dispones de una versión anterior a la de Excel 2007, no te preocupes ya que aunque no lo veas en este formato, no te costará reconocer cada una de las secciones.

- Rotulos de columna: nos sirve para filtrar una tabla dinámica poniendo los campos en la parte superior. Simplemente debemos arrastrar los campos de la parte superior de la tabla al cuadro correspodiente.

- Rotulos de fila: Exactamente igual que los de columna pero en este caso tendríamos los campos en modo listado como encabezados de fila.

- Valores: Es este cuadro introduciremos todos los campos de los cuales queremos sacar resultados.

- Filtro de Informe: No sirve por si sobre unatabla dinámica creada, queremos hacer un filtro general.


Bien, basandonos en nuestro ejemplo lo que haremos será poner en el Rotulo de Fila el/los campos por los que queremos agrupar. En el ejemplo pondremos los comerciales, por tanto cogeremos el campo comercial y lo arrastraremos al cuadro "rotulo de fila". En el rotulo de columna, añadiremos, en este caso, el otro campo por el que queremos filtrar, en este caso el campo zona. Y por último añadiremos el importe al cuadro Valores. Nos quedaría así:


Y el resultado de la tabla dinámica sería el siguiente, donde veremos que tenemos los totales de los importes agrupados por Comercial y Zona:


Otra opción que tenemos es la de poner los campos por los que queremos agrupar, en el rotulo de fila (a mi personalmente me gusta más). El resultado obtenido es el mismo y en mi opinión es algo más estético.

Tabla dinámica por filas

En el caso de que queramos realizar otro cálculo, tan solo hemos de marcar el desplegable "suma de importe" -> "Configuración de campo de Valor" y especificar el tipo de cálculo a realizar.

lunes, 20 de febrero de 2012

Añadir una lista desplegable a la celda

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Una de las opciones que nos proporciona Excel es la de hacer una hoja de cálculo mucho más dinámica de manera que cuando formulemos podamos variar el resultado en función de un criterio que escojamos de una celda desplegable.

Para realizar una celda desplegable lo primero que necesitamos (podemos introducir tanto valores numéricos como texto), es tener los valores en algun lugar del documento. En el caso de no tener una tabla con los valores ya especificados, tendremos que realizar la nuestra propia en algun lugar del documento. 

Vamos a poner como ejemplo, esta base de datos:

Bases de datos en Excel

Lo que haremos a continuación será un desplegable que nos permitirá realizar cálculos a partir de la selección de un número de socio. Para ello seleccionaremos una celda y en la barra superior buscaremos el menu Datos --> Validación de Datos

Validación de Datos en Excel

Una vez marcada la opción nos aparecerá la siguiente ventana:

Elegir lista en la ventana de Validacion de datos

En el cuadro "Permitir" seleccionaremos "Lista" y en Origen, marcaremos el rango de celdas que queremos que muestre nuestro desplegable, en nuestro ejemplo será del rango A2:A9 (correspondiente a los números de Socio) y le daremos al botón Aceptar

Elegir rango para la lista de celda

Con esto ya tendremos nuestra celda con un listado desplegable, evidentemente podemos aplicarle los formatos de texto que consideremos oportunos:

Ejemplo lista desplegable en la celda

A partir de este momento y sobretodo con funciones como la función SI y la función buscarv ,
podemos extraer datos rápidamente y en caso necesario utilizarlos para formular posteriormente.

Ejemplo de formulario de consulta con una celda desplegable

Espero que os sirva de Ayuda...
 

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