miércoles, 16 de enero de 2013

Filtros de Excel: Autofiltros (parte I)

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Tras un pequeño parón, volvemos a la carga con más trucos y tutoriales de Excel. Hoy quiero hablar de los filtros en Excel.

Los filtros son un elemento indispensable cuando trabajamos con Excel en modo Base de Datos, ya que nos permiten filtrar listados y de esta manera obtener de manera rápida y sencilla los listados que más nos convengan .

En Excel, encontramos dos tipos de filtros: Los Autofiltros y los Filtros Avanzados.

Autofiltros:

Los autofiltros de Excel, nos permiten filtrar nuestra base de datos de una manera rápida. Aunque en versiones anteriores a la del Office 2007 eran mucho más limitados, desde dicha versión, con la opción de autofiltros se pueden hacer ya grandes cosas.
Para activar el  autofiltro, seleccionamos alguna celda de la tabla que queremos filtrar y en el menú inicio, buscaremos el botón de ordenar y filtrar donde encontraremos el botón de "filtro".

Autofiltros Excel




Otra opción para activar el autofiltro, es a través del menú Datos y encontraremos el cuadro de ordenar y filtrar que necesitaremos posteriormente para realizar filtros Avanzados.

Filtros Avanzados


Una vez activemos los filtros, nos aparecerán unos desplegables en la cabecera de la tabla

Flechas filtros


Si desplegamos alguno de estos campos, veremos los siguiente:
Filtro por campo en excel

En este ejemplo, hemos desplegado el campo departamento y podemos observar que el propio Excel nos muestra todos los registros que ha encontrado dentro del campo departamento. De manera predeterminada todos los registros aparecen marcados de manera que para realizar el filtro simplemente debemos marcar los registros que nos interese mostrar y darle a aceptar:

Campos para filtrar

resultado autofiltro excel

Veremos que la tabla queda filtrada por los "criterios" que le hemos especificado y que en la cabecera, donde tenemos los desplegables, el campo "departamento" queda marcado con un filtro.
A partir de este momento podemos realizar los filtros que queramos, pero siempre teniendo en cuenta que ya tenemos un filtro previo (si no los queremos acumular, deberíamos deshacer el filtro del departamento; simplemente marcando el desplegable y darle a deshacer filtro), eso significa que si ahora filtráramos por cargo, aplicaría el filtro sobre los empleados del departamento de Administración y Gerencia.
Dentro de un mismo campo podemos filtrar por más de un criterio. Normalmente se utiliza para rangos de fechas o números. Por ejemplo si queremos realizar un filtro para ver los empleados que tienen un sueldo entre 750 y 1000€, lo haríamos de la siguiente manera:

Filtros de número Excel


Dentro del campo de sueldo, vamos a "Filtros por Número". SI nos fijamos podemos hacer infinidad de filtros (superiores a un valor determinado, inferiores... y entre ellas encontramos la opción de "Entre". Al darle, nos aparece la siguiente ventana, donde introduciremos los valores que antes comentábamos. Al darle aceptar, se aplicaría el filtro para estos criterios

Autofiltro personalizado excel

resultado filtro personalizado excel


Éste tipo de filtros, también se pueden aplicar a los campos de texto, aunque los valores serán algo diferentes, ya que en este caso podemos buscar registros que empiezan o terminan por una letra en concreto, contienen una cadena de texto...:

Filtros de texto Excel


Espero que os sirva de ayuda éste pequeño tutorial. La semana que viene explicaré los Filtros Avanzados.
Y recordar, si tenéis dudas, no dudéis en plantearlos en los comentarios. Saludos!
 

El Profe de Excel por Pablo Motos. Copyright 2013 All Rights Reserved