Tras un pequeño parón, volvemos a la carga con más trucos y tutoriales de Excel. Hoy quiero hablar
de los filtros en Excel.
Los filtros son un elemento indispensable cuando trabajamos
con Excel en modo Base de Datos, ya que nos permiten filtrar listados y de esta
manera obtener de manera rápida y sencilla los listados que más nos convengan .
En Excel, encontramos dos tipos de filtros: Los Autofiltros
y los Filtros Avanzados.
Autofiltros:
Los autofiltros de Excel, nos permiten filtrar nuestra base
de datos de una manera rápida. Aunque en versiones anteriores a la del Office
2007 eran mucho más limitados, desde dicha versión, con la opción de
autofiltros se pueden hacer ya grandes cosas.
Para activar el autofiltro,
seleccionamos alguna celda de la tabla que queremos filtrar y en el menú
inicio, buscaremos el botón de ordenar y filtrar donde encontraremos el botón
de "filtro".
Otra opción para activar el autofiltro, es a través del menú
Datos y encontraremos el cuadro de ordenar y filtrar que necesitaremos
posteriormente para realizar filtros Avanzados.
Una vez activemos los filtros, nos aparecerán unos desplegables
en la cabecera de la tabla
Si desplegamos alguno de estos campos, veremos los
siguiente:
En este ejemplo, hemos desplegado el campo departamento y
podemos observar que el propio Excel nos muestra todos los registros que ha
encontrado dentro del campo departamento. De manera predeterminada todos los
registros aparecen marcados de manera que para realizar el filtro simplemente
debemos marcar los registros que nos interese mostrar y darle a aceptar:
Veremos que la tabla queda filtrada por los
"criterios" que le hemos especificado y que en la cabecera, donde
tenemos los desplegables, el campo "departamento" queda marcado con
un filtro.
A partir de este momento podemos realizar los filtros que
queramos, pero siempre teniendo en cuenta que ya tenemos un filtro previo (si
no los queremos acumular, deberíamos deshacer el filtro del departamento;
simplemente marcando el desplegable y darle a deshacer filtro), eso significa
que si ahora filtráramos por cargo, aplicaría el filtro sobre los empleados del
departamento de Administración y Gerencia.
Dentro de un mismo campo podemos filtrar por más de un
criterio. Normalmente se utiliza para rangos de fechas o números. Por ejemplo
si queremos realizar un filtro para ver los empleados que tienen un sueldo
entre 750 y 1000€, lo haríamos de la siguiente manera:
Dentro del campo de sueldo, vamos a "Filtros por
Número". SI nos fijamos podemos hacer infinidad de filtros (superiores a
un valor determinado, inferiores... y entre ellas encontramos la opción de
"Entre". Al darle, nos aparece la siguiente ventana, donde
introduciremos los valores que antes comentábamos. Al darle aceptar, se aplicaría
el filtro para estos criterios
Éste tipo de filtros, también se pueden aplicar a los campos
de texto, aunque los valores serán algo diferentes, ya que en este caso podemos
buscar registros que empiezan o terminan por una letra en concreto, contienen
una cadena de texto...:
Espero que os sirva de ayuda éste pequeño tutorial. La
semana que viene explicaré los Filtros Avanzados.
Y recordar, si tenéis dudas, no dudéis en plantearlos en los
comentarios. Saludos!