PLANTILLAS DE EXCEL - PLANTILLA DE FACTURA

Hoy veremos como trabajar con una plantilla prediseñada en Excel y en este caso las utilizaremos para crear una Factura mediante Excel. Con las Plantillas podemos encontrar multitud de hojas de cálculo ya formateadas y formuladas que nos ahorraran mucho trabajo. Vamos a ver ya como trabajar con las plantillas.

Para empezar crearemos un nuevo documento de Excel. En este caso en lugar de seleccionar un documento en blanco, si nos fijamos en la barra lateral izquierda, podemos seleccionar entre nuestras plantillas (en el caso de que ya tengamos) o descargar plantillas de Microsoft Office Online. En nuestro caso, de todo el listado de Categorías que tenemos, hemos seleccionado la categoría Facturas:

A continuación veremos que en la parte central de la ventana nos aparecen todas las plantillas de Microsoft Office Online relacionadas con la categoría facturas. En nuestro caso para éste ejemplo hemos seleccionado "Factura de Servicios con cálculo de Impuestos". Si nos fijamos en la parte superior derecha, veremos el origen de la plantilla, en este caso pertenece a Microsoft y el número de votos y valoración que tiene dicha plantilla (eso significa que entrando en la web de Microsoft podemos valorar las plantillas de Excel). Por último le daremos al botón descargar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.

Como podéis comprobar, ya tendremos una plantilla de factura estándar ya creada y formulada, donde solo deberemos introducir nuestros datos, los datos del cliente, fecha.... A partir de ésta plantilla solo deberemos hacer las modificaciones que queramos para darle un toque más personal y que se adapte más a nuestras necesidades.

Hemos visto un pequeño ejemplo de cómo utilizar una plantilla en Excel, como ya hemos visto en la primera captura, tenemos infinidad de categorías y dentro de cada Categoría una gran variedad de plantillas que, como ya hemos comentado antes, nos agilizarán el trabajo.

Espero que el post de hoy os sea muy útil y ya sabeis, si teneis dudas, el profe de Excel está abierto a cualquier tipo de consulta.

Saludos.

FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL

Hoy haremos un repaso a las funciones básicas de Excel. En concreto repasaremos la función Suma, Contar, Contara, Promedio, Max y Min. En todos los casos, tenemos 3 formas de implementar dichas funciones:

·         Mediante el asistente de funciones de Excel

·         Introduciendo directamente la función (en caso de conocer su estructura)

·         Mediante el botón Autosuma

Función Suma

La función suma nos permite sumar todos los números de un rango de celdas. Su estructura es: =suma(numero1; numero2;...;numerox), donde numero? corresponde a un rango de celdas. Por ejemplo, suma(A1:A12) sumará todas las celdas del rango A1 a A12. El resto de números, son opcionales y sirven para hacer sumas con rangos o celdas discontinuas. suma(A1:A12;A18;A21:A24) --> En este caso se sumaría el rango entre A1 y A12, la celda A18 y el rango entre A21y A24.

En el siguiente ejemplo, vemos que para calcular el total del mes de Enero, en la celda I2, introducimos la función Suma(C2:H2):

Hemos visto el método manual. Vamos a ver como se haría con el asistente, donde vemos que en el campo numero 1, introducimos el rango a sumar.

por último vemos como hacerlo con Autosuma. Marcamos la celda I2 y nos dirigimoa al botón Autosuma, en la parte superior derecha de la pestaña Inicio de Excel.

En los tres casos veremos que tanto el resultado como la fórmula resultante es exactamente la misma.

Función Contar

La función contar, cuenta el número de celdas que contienen un valor numérico dentro del rango especificado. La estructura, es idéntica a la de la función suma. =contar(A1:A12) donde nos dará el número de celdas que contienen un valor numérico dentro del rango A1:A12.

En nuestro ejemplo, quedaría así:

El método del asistente será exactamente el mismo que para la función suma pero con la función contar. Por último, si queremos utilizar la opción de Autosuma, deberemos marcar el desplegable que hay justo al lado del botón autosuma y marcar la opción "Contar números".

Función Contara

La función contara, cuenta las celdas que no están en blanco dentro de un rango especificado. Es decir, cuenta valores tanto numéricos como alfanuméricos. La estructura es idéntica a las dos anteriores.

Función Promedio

La función Promedio, realiza el promedio del rango especificado dentro de la función. Su estructura es la misma que en los anteriores casos; =promedio(A1:A12)

Función MAX

La función max nos muestra el valor máximo (o el valor numérico más alto) dentro de un rango especificado. Su estructura es igual que las anteriores; =max(A1:A12)

Función MIN

La función MIN realiza el proceso inverso a la función MAX, nos muestra el valor mínimo (o el valor numérico más bajo) dentro del rango especificado. La estructura es igual que las anteriores; =min(A1:A12).

Espero que para los que os estáis iniciando en Excel os sirva de partida este listado de funciones básicas.

Saludos.

CONCATENAR CELDAS EN EXCEL

Hoy veremos como concatenar celdas en Excel. La finalidad de concatenar es la de juntar o combinar el contenido de 2 o más celdas en una sola.

En Excel podemos concatenar de dos maneras. una mediante la función concatenar y otra manualmente.

Vamos a ver el siguiente ejemplo. No encontramos con los datos Nombre y Apellido separado en dos columnas y nos interesa tener los datos en una sola celda. Para ello vamos a concatenar el campo Nombre y el campo Apellido.

En primer lugar nos colocaremos en la celda D3 y formularemos lo siguiente: =A3&" "&B3

Mediante el símbolo "&" concatenamos el contenido de las celdas. Si queremos añadir elementos de texto, los tenemos que poner entre "". Que es lo que hemos hecho realmente:  hemos indicado en la celda D3 que introduzca el valor de A3 y le hemos concatenado un espacio (al ser un elemento de texto, el espacio lo ponemos entre comillas; " ") y posteriormente le hemos concatenado el valor de la celda B3. De manera que el resultado final será:

Si la fórmula la hubiéramos realizado así: =A3&B3, el resultado hubiera sido "PabloMotos".

El otro método para concatenar es con la función Concatenar. La estructura será muy similar:

En este caso lo único que debemos hacer es, para cado campo "texto" del cuadro de dialogo, introducir los elementos que queremos concatenar. Si queremos añadir un elemento de texto, no es necesario poner comillas ya que las introduce el propio asistente (en el ejemplo, en el campo 2, hemos añadido un espacio y automáticamente el asistente ha puesto las comillas pertinentes. Finalmente veremos que el resultado es exactamente igual al anterior pero en la barra de fórmulas veremos lo siguiente: =CONCATENAR(A3;" ";B3)

Si por ejemplo quisiéramos añadir Sr/a antes del nombre, lo más lógico sería tener una columna llamada "tratamiento" donde para cada registro tuviéramos Sr o Sra y concatenáramos con esa columna. Si lo queremos hacer genérico y directo, aprovechando los ejemplos anteriores deberíamos formular así:

="Sr/a "&A3&" "&B3

=concatenar("Sr/a ";A3;" ";B3)

Ya sabéis que si tenéis dudas podéis enviarle un mail al Profe de Excel.

Saludos.

Filtros de Excel: Filtros Avanzados

El otro día vimos la primera parte de los filtros en Excel, los autofiltros. En el artículo de hoy vamos a ver como hacer los filtros avanzados, que nos permitirán realizar filtros sumando criterios diferentes de varios campos de nuestra tabla.

Para ver los filtros avanzados, utilizaremos la tabla con la que trabajamos el otro día y que podéis descargar al final del post.

En primer lugar lo que necesitamos para poder realizar un filtro avanzado en Excel, es crear una tabla de criterios. para ello, cogeremos la cabecera de la tabla que queremos filtrar, la copiaremos y la pegaremos en algún lugar del documento (se puede utilizar otra hoja del documento). En el ejemplo, vemos que hemos copiado la cabecera y la hemos pegado en la fila 19. Ahí crearemos nuestra tabla de criterios.

Para especificar los criterios con los que filtrar la tabla, hemos de tener en cuenta que, si los añadimos sobre una misma línea equivale a ir acumulando criterios para filtrar. Si los ponemos en líneas separadas, equivale a que queremos filtrar por un criterio o por el otro:

En este caso los datos que veríamos después de aplicar el filtro serían, "todos los empleados del departamento comercial con un sueldo igual o superior a 1000€" y "todos los empleados del departamento de Marketing"

Para aplicar el filtro, debemos ir al menu "datos" y en el aprtado "ordenar y filtrar" seleccionar "avanzadas".

Nos aparecerá una ventana emergente donde tenemos que rellenar los siguientes datos:

En primer lugar podemos especificar si queremos filtrar los datos sobre la misma tabla o si queremos "pegar" el resultado en otra parte del documento (en el ejemplo hemos activado esta opción. A continuación, en rango de la lista debemos especificar toda el rango de la tabla donde están los datos que queremos filtrar. En el apartado, rango de criterios debemos seleccionar la tabla de criterios que hemos creado anteriormente. y por último, si hemos marcado la opción de "Copiar a otro lugar", en Copiar a: debemos especificar en que celda queremos que se copie el resultado del filtro (en nuestro ejemplo hemos especificado la celda A29. Una vez aceptemos, el resultado debería ser así:

Donde efectivamente comprobamos que aparecen los comerciales con un sueldo igual o superior a 1000€ y los empleados del departamento de marketing.

En los filtros avanzados también podemos utilizar rangos (en fechas o valores numéricos). En tal caso, lo que tenemos que hacer es duplicar el campo en la tabla de criterios para poder especificar en la misma línea el rango que queremos:

Y su resultado correspondientes sería:

Por último, los comparadores que podemos poner en la tabla de criterios son: >, >=, <, <=, <> y por supuesto el =. En el caso del texto, podemos utilizar los caracteres * o ?. El primero sustituye una cadena de caracteres de manera que para la expresión Pep*, nos filtraría todos los nombres que contengan la palabra pep seguido de cualquier contenido (Pep, Pepe, Pepito, Pepote, Pepon...) y con el ? sustituimos solo un carácter (normalmente se utiliza para palabras que puedan llevar acento o b/v...). En nuestro ejemplo, pep? nos mostraría pepe, pepe, pepo... pero no pepon, pepote, pepito...

Espero que os sirva de ayuda. Os dejo el enlace de descarga para que podáis practicarlo. ya sabéis que si tenéis dudas, las podéis enviar por mail a info@elprofedeexcel.com.

Ejercicio Ejemplo