lunes, 23 de abril de 2012

TABLAS DINÁMICAS: PASO A PASO

11 comentarios
Una tabla dinámica nos permite obtener informes resumidos a partir de los datos que tenemos en una hoja de cálculo. De ésta manera podemos ver totales agrupados por diferentes campos así como aplicar filtros a todos estos datos.

En el ejemplo que veremos a continuación, partiremos de una pequeña base de datos de ejemplo en el que utilizaremos 5 campos (ZONA, COMERCIAL, PRODUCTO, UNIDADES, IMPORTE)


BBDD Excel

La primera tabla dinámica que propongo es una que nos muestre el total de ventas por importe agrupado por comercial y zona. Vamos a ver que pasos debemos realizar:
Informe de tablas dinámicas 
En primer lugar debemos insertar la tabla dinámica, para ello iremos a la pestaña Insertar y marcaremos la opción de "tabla dinámica" 
Una vez accedamos al menu de Insertar una Tabla dinámica, nos aparecerá  una ventana donde debemos especificar donde estan los valores que queremos utilizar para la tabla y en que posición vamos a insertar nuestra tabla dinámica (en el ejemplo, he seleccionado la tabla anterior y he especificado que quiero crear la tabla en una hoja nueva.

Seleccionar rango tabla dinamica
 

editar tabla dinamicaUna vez especificados los datos para poder crear la tabla dinámica nos aparecerá una barra en la parte derecha donde veremos por un lado los campos que tiene nuestra tabla y por otro 4 cuadros, que marcan los Rótulos de fila, los Rótulos de columna, los valores y los filtros de Informe. Si dispones de una versión anterior a la de Excel 2007, no te preocupes ya que aunque no lo veas en este formato, no te costará reconocer cada una de las secciones.

- Rotulos de columna: nos sirve para filtrar una tabla dinámica poniendo los campos en la parte superior. Simplemente debemos arrastrar los campos de la parte superior de la tabla al cuadro correspodiente.

- Rotulos de fila: Exactamente igual que los de columna pero en este caso tendríamos los campos en modo listado como encabezados de fila.

- Valores: Es este cuadro introduciremos todos los campos de los cuales queremos sacar resultados.

- Filtro de Informe: No sirve por si sobre unatabla dinámica creada, queremos hacer un filtro general.


Bien, basandonos en nuestro ejemplo lo que haremos será poner en el Rotulo de Fila el/los campos por los que queremos agrupar. En el ejemplo pondremos los comerciales, por tanto cogeremos el campo comercial y lo arrastraremos al cuadro "rotulo de fila". En el rotulo de columna, añadiremos, en este caso, el otro campo por el que queremos filtrar, en este caso el campo zona. Y por último añadiremos el importe al cuadro Valores. Nos quedaría así:


Y el resultado de la tabla dinámica sería el siguiente, donde veremos que tenemos los totales de los importes agrupados por Comercial y Zona:


Otra opción que tenemos es la de poner los campos por los que queremos agrupar, en el rotulo de fila (a mi personalmente me gusta más). El resultado obtenido es el mismo y en mi opinión es algo más estético.

Tabla dinámica por filas

En el caso de que queramos realizar otro cálculo, tan solo hemos de marcar el desplegable "suma de importe" -> "Configuración de campo de Valor" y especificar el tipo de cálculo a realizar.
 

El Profe de Excel por Pablo Motos. Copyright 2013 All Rights Reserved