martes, 5 de febrero de 2013

Filtros de Excel: Filtros Avanzados




El otro día vimos la primera parte de los filtros en Excel, los autofiltros. En el artículo de hoy vamos a ver como hacer los filtros avanzados, que nos permitirán realizar filtros sumando criterios diferentes de varios campos de nuestra tabla.

Para ver los filtros avanzados, utilizaremos la tabla con la que trabajamos el otro día y que podéis descargar al final del post.

tabla en excel

En primer lugar lo que necesitamos para poder realizar un filtro avanzado en Excel, es crear una tabla de criterios. para ello, cogeremos la cabecera de la tabla que queremos filtrar, la copiaremos y la pegaremos en algún lugar del documento (se puede utilizar otra hoja del documento). En el ejemplo, vemos que hemos copiado la cabecera y la hemos pegado en la fila 19. Ahí crearemos nuestra tabla de criterios.

Crear tabla de criterios filtros avanzados

Para especificar los criterios con los que filtrar la tabla, hemos de tener en cuenta que, si los añadimos sobre una misma línea equivale a ir acumulando criterios para filtrar. Si los ponemos en líneas separadas, equivale a que queremos filtrar por un criterio o por el otro:

Filtros avanzados tabla de criterios

En este caso los datos que veríamos después de aplicar el filtro serían, "todos los empleados del departamento comercial con un sueldo igual o superior a 1000€" y "todos los empleados del departamento de Marketing"
Para aplicar el filtro, debemos ir al menu "datos" y en el aprtado "ordenar y filtrar" seleccionar "avanzadas".

Activar filtros avanzados excel

Nos aparecerá una ventana emergente donde tenemos que rellenar los siguientes datos:

Rango de criterios excel
En primer lugar podemos especificar si queremos filtrar los datos sobre la misma tabla o si queremos "pegar" el resultado en otra parte del documento (en el ejemplo hemos activado esta opción. A continuación, en rango de la lista debemos especificar toda el rango de la tabla donde están los datos que queremos filtrar. En el apartado, rango de criterios debemos seleccionar la tabla de criterios que hemos creado anteriormente. y por último, si hemos marcado la opción de "Copiar a otro lugar", en Copiar a: debemos especificar en que celda queremos que se copie el resultado del filtro (en nuestro ejemplo hemos especificado la celda A29. Una vez aceptemos, el resultado debería ser así:

resultado filtro avanzado excel
Donde efectivamente comprobamos que aparecen los comerciales con un sueldo igual o superior a 1000€ y los empleados del departamento de marketing.
En los filtros avanzados también podemos utilizar rangos (en fechas o valores numéricos). En tal caso, lo que tenemos que hacer es duplicar el campo en la tabla de criterios para poder especificar en la misma línea el rango que queremos:

Rangos en filtros avanzados
Y su resultado correspondientes sería:

Filtros avanzados con rangos en excel


Por último, los comparadores que podemos poner en la tabla de criterios son: >, >=, <, <=, <> y por supuesto el =. En el caso del texto, podemos utilizar los caracteres * o ?. El primero sustituye una cadena de caracteres de manera que para la expresión Pep*, nos filtraría todos los nombres que contengan la palabra pep seguido de cualquier contenido (Pep, Pepe, Pepito, Pepote, Pepon...) y con el ? sustituimos solo un carácter (normalmente se utiliza para palabras que puedan llevar acento o b/v...). En nuestro ejemplo, pep? nos mostraría pepe, pepe, pepo... pero no pepon, pepote, pepito...
Espero que os sirva de ayuda. Os dejo el enlace de descarga para que podáis practicarlo. ya sabéis que si tenéis dudas, las podéis enviar por mail a info@elprofedeexcel.com.

2 comentarios:

Anónimo dijo...

LOS FILTROS AVANZADOS NO FUNCINAN EL EXCEL 2013. QUE HORROR!!!

Danny Carhuapoma on 1 de septiembre de 2013, 20:14 dijo...

Hola profe.
tengo una pregunta, he buscado como filtrar una información q tengo de una base de datos y no he podido encontrar respuesta y te agradecería que me puedas ayudar con esto.
esta es la situacion
tengo en una hoja de excel:
LUGAR.......MATERIAL CANTIDAD
sotano 1........bombilla...........3
sotano 2.........plafon..............2
sotano 4........uniones............10
sotano 1........bombilla.............5
sotano 4........uniones............30
sotano 1.........bombilla...........10

la cuestion es que necesito primero filtrar los lugares, que cuando le de clik a un cuadro en otra pagina me despliegue una lista de lugares y pueda escojer alguno ej. sotano 1 y este me muestre los mateiales que se han puesto en ese lugar en otra lista desplegable, y este al darle clik en cualquier material me muestre la cantidad de material que se a instalado seria como una suma de ese item arrojandome el resultado

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