El otro día vimos la primera
parte de los filtros en Excel, los autofiltros. En el artículo de
hoy vamos a ver como hacer los filtros avanzados, que nos permitirán realizar
filtros sumando criterios diferentes de varios campos de nuestra tabla.
Para ver los filtros
avanzados, utilizaremos la tabla con la que trabajamos el otro día y que podéis
descargar al final del post.
En primer lugar lo que
necesitamos para poder realizar un filtro avanzado en Excel, es crear una tabla
de criterios. para ello, cogeremos la cabecera de la tabla que queremos
filtrar, la copiaremos y la pegaremos en algún lugar del documento (se puede
utilizar otra hoja del documento). En el ejemplo, vemos que hemos copiado la
cabecera y la hemos pegado en la fila 19. Ahí crearemos nuestra tabla de
criterios.
Para especificar los
criterios con los que filtrar la tabla, hemos de tener en cuenta que, si los
añadimos sobre una misma línea equivale a ir acumulando criterios para filtrar.
Si los ponemos en líneas separadas, equivale a que queremos filtrar por un
criterio o por el otro:
En este caso los datos que veríamos
después de aplicar el filtro serían, "todos los empleados del departamento
comercial con un sueldo igual o superior a 1000€" y "todos los empleados
del departamento de Marketing"
Para aplicar el filtro,
debemos ir al menu "datos" y en el aprtado "ordenar y
filtrar" seleccionar "avanzadas".
Nos aparecerá una ventana
emergente donde tenemos que rellenar los siguientes datos:
En primer lugar podemos
especificar si queremos filtrar los datos sobre la misma tabla o si queremos "pegar"
el resultado en otra parte del documento (en el ejemplo hemos activado esta
opción. A continuación, en rango de la lista debemos especificar toda el
rango de la tabla donde están los datos que queremos filtrar. En el apartado, rango
de criterios debemos seleccionar la tabla de criterios que hemos creado
anteriormente. y por último, si hemos marcado la opción de "Copiar a otro
lugar", en Copiar a: debemos especificar en que celda queremos que
se copie el resultado del filtro (en nuestro ejemplo hemos especificado la celda A29. Una vez aceptemos, el resultado debería ser
así:
Donde efectivamente
comprobamos que aparecen los comerciales con un sueldo igual o superior a 1000€
y los empleados del departamento de marketing.
En los filtros avanzados
también podemos utilizar rangos (en fechas o valores numéricos). En tal caso,
lo que tenemos que hacer es duplicar el campo en la tabla de criterios para
poder especificar en la misma línea el rango que queremos:
Y su resultado correspondientes sería:
Por último, los comparadores
que podemos poner en la tabla de criterios son: >, >=, <, <=,
<> y por supuesto el =. En el caso del texto, podemos utilizar los caracteres * o ?. El primero sustituye una
cadena de caracteres de manera que para la expresión Pep*, nos filtraría todos
los nombres que contengan la palabra pep seguido de cualquier contenido (Pep,
Pepe, Pepito, Pepote, Pepon...) y con el ? sustituimos solo un carácter
(normalmente se utiliza para palabras que puedan llevar acento o b/v...). En
nuestro ejemplo, pep? nos mostraría pepe, pepe, pepo... pero no pepon, pepote,
pepito...
Espero que os sirva de
ayuda. Os dejo el enlace de descarga para que podáis practicarlo. ya sabéis que
si tenéis dudas, las podéis enviar por mail a info@elprofedeexcel.com.