Funciones Y y O en Excel

Hoy veremos dos funciones muy útiles para combinar con la función SI de Excel. Se trata de la función Y y la función O.

Como ya vimos en el artículo sobre la función SI, utilizamos la fórmula condicional para comparar el contenido de una celda y de esta manera realizar una acción u otra en función de esa condición:

=SI(Condición;Valor_Si_Cumple;Valor_NO_Cumple)

Gracias a las funciones y y o, tenemos la posibilidad de poner más de un criterio de comparación, de manera que si utilizamos la función y integrada dentro de una función SI, le estaremos indicando que para que la fórmula sea verdadera, se tienen que cumplir todas las condiciones.

La estructura de la función y, es muy simple:

=y(condición1; condición2; condición3;...;condiciónN)

El resultado será verdadero si se cumplen todas las condiciones, si no dará un resultado falso. Si lo unimos a la función SI, esto nos quedaría de la siguiente manera:

=SI(y(A1>=5;A1<=10);"Apto";"No Apto")

En este ejemplo, vemos que hemos sustituido la parte de la condición por una función Y (que lleva más de una condición), de manera que estamos limitando el criterio de la función a un rango de números entre 5 y 10; fuera de ese rango el resultado sería falso y por tanto nos daría como resultado No Apto.

La función O en Excel, funciona exactamente de la misma manera, pero para que sea verdadero, solo se tiene que cumplir una de las condiciones:

=SI(o(A1>=18;A2="Estudiante");"Apto";"No Apto")

En este caso, solo con que se cumpla una de las dos condiciones, el resultado sería Apto; si ninguna de las dos condiciones se cumpliera, sería No Apto.

Espero que os ayude...

FUNCIONES LÓGICAS: FUNCIÓN SI

Empezamos el repaso a las funciones lógicas y lo haremos con la fundamental para entender las funciones lógicas, la función SI. Las funciones lógicas tienen como finalidad realizar una acción en función de una condición.

La estructura de la fución SI es la siguiente:

 =SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

Lo que realizará la función, será comprobará la condición que especifiquemos en el apartado "prueba_logica". Siempre especificaremos una comparación entre una celda y un valor u otra celda. Para ello, utilizaremos siempre los comparadores <, <=, >, >=, = o <> (diferente). Si se cumple la condición, realizará la acción especificada en "Valor_si_verdadero" y en caso de que no se cumple, realizaría la acción de "Valor_si_Falso".

Ejemplo:

=si(A1>=5;"Aprobado";"Suspendido") --> en este caso la función comprobará si el valor de la celda A1 es mayor o igual a 5. Si lo es, mostrará como resultado Aprobado. En caso contrario, es decir, sea menor a 5, el resultado sería Suspendido

Importante destacar que dentro de una función SI, siempre que hagamos referencia a texto, éste debe ir entre comillas.

Vamos a ver con un ejemplo gráfico el funcionamiento de la función SI:

Supongamos tenemos un cuadro como el de la derecha, con el detalle de Ejecutivos de venta, las ventas realizadas así como el objetivo y queremos ver si cumplió o no con él.

En este caso necesitamos comparar si las ventas superan (o igualan) al objetivo.  Ventas >= Objetivo

Si efectivamente las Ventas superan el Objetivo (Ventas>=Objetivo es VERDADERO), queremos que la celda (de la columna D) nos muestre “Cumplió”.  Y, en caso que no se cumpla (es decir, Ventas>=Objetivo es FALSO), nos muestre “No cumplió”.

Ya tenemos entonces las tres partes:

·         La función lógica: Ventas>=Objetivos

·         Valor si Verdadero: Mostrar “Cumplió”

·         Valor si Falso: Mostrar “No cumplió”. 

La fórmula, para la celda D2 será entonces:

=SI(B2>=C2;”Cumplió”;”No Cumplió”)

Es totalmente equivalente escribirla de la forma:

=SI(B2<C2;”No Cumplió”;”Si Cumplió”) => SI las Ventas son menores al Objetivo entonces mostrar “No Cumplió”, en caso contrario (es decir, si es FALSA la comparación Ventas<Objetivo), mostrar “Sí Cumplió”).

En próximos Posts veremos como anidar 2 SI y juntar la función SI con la función Y y la función O. Espero que os sirva de ayuda. Cualquier problema no dudéis en comentarlo en el post.

Añadir una lista desplegable a la celda

Una de las opciones que nos proporciona Excel es la de hacer una hoja de cálculo mucho más dinámica de manera que cuando formulemos podamos variar el resultado en función de un criterio que escojamos de una celda desplegable.

Para realizar una celda desplegable lo primero que necesitamos (podemos introducir tanto valores numéricos como texto), es tener los valores en algun lugar del documento. En el caso de no tener una tabla con los valores ya especificados, tendremos que realizar la nuestra propia en algun lugar del documento. 

Vamos a poner como ejemplo, esta base de datos:

Lo que haremos a continuación será un desplegable que nos permitirá realizar cálculos a partir de la selección de un número de socio. Para ello seleccionaremos una celda y en la barra superior buscaremos el menu Datos --> Validación de Datos

Una vez marcada la opción nos aparecerá la siguiente ventana:

En el cuadro "Permitir" seleccionaremos "Lista" y en Origen, marcaremos el rango de celdas que queremos que muestre nuestro desplegable, en nuestro ejemplo será del rango A2:A9 (correspondiente a los números de Socio) y le daremos al botón Aceptar

Con esto ya tendremos nuestra celda con un listado desplegable, evidentemente podemos aplicarle los formatos de texto que consideremos oportunos:

A partir de este momento y sobretodo con funciones como la función SI y la función buscarv ,

podemos extraer datos rápidamente y en caso necesario utilizarlos para formular posteriormente.

 

Espero que os sirva de Ayuda...