Filtros de Excel: Autofiltros (parte I)

Tras un pequeño parón, volvemos a la carga con más trucos y tutoriales de Excel. Hoy quiero hablar de los filtros en Excel.

Los filtros son un elemento indispensable cuando trabajamos con Excel en modo Base de Datos, ya que nos permiten filtrar listados y de esta manera obtener de manera rápida y sencilla los listados que más nos convengan .

En Excel, encontramos dos tipos de filtros: Los Autofiltros y los Filtros Avanzados.

Autofiltros:

Los autofiltros de Excel, nos permiten filtrar nuestra base de datos de una manera rápida. Aunque en versiones anteriores a la del Office 2007 eran mucho más limitados, desde dicha versión, con la opción de autofiltros se pueden hacer ya grandes cosas.

Para activar el  autofiltro, seleccionamos alguna celda de la tabla que queremos filtrar y en el menú inicio, buscaremos el botón de ordenar y filtrar donde encontraremos el botón de "filtro".

Otra opción para activar el autofiltro, es a través del menú Datos y encontraremos el cuadro de ordenar y filtrar que necesitaremos posteriormente para realizar filtros Avanzados.

Una vez activemos los filtros, nos aparecerán unos desplegables en la cabecera de la tabla

Si desplegamos alguno de estos campos, veremos los siguiente:

En este ejemplo, hemos desplegado el campo departamento y podemos observar que el propio Excel nos muestra todos los registros que ha encontrado dentro del campo departamento. De manera predeterminada todos los registros aparecen marcados de manera que para realizar el filtro simplemente debemos marcar los registros que nos interese mostrar y darle a aceptar:

Veremos que la tabla queda filtrada por los "criterios" que le hemos especificado y que en la cabecera, donde tenemos los desplegables, el campo "departamento" queda marcado con un filtro.

A partir de este momento podemos realizar los filtros que queramos, pero siempre teniendo en cuenta que ya tenemos un filtro previo (si no los queremos acumular, deberíamos deshacer el filtro del departamento; simplemente marcando el desplegable y darle a deshacer filtro), eso significa que si ahora filtráramos por cargo, aplicaría el filtro sobre los empleados del departamento de Administración y Gerencia.

Dentro de un mismo campo podemos filtrar por más de un criterio. Normalmente se utiliza para rangos de fechas o números. Por ejemplo si queremos realizar un filtro para ver los empleados que tienen un sueldo entre 750 y 1000€, lo haríamos de la siguiente manera:

Dentro del campo de sueldo, vamos a "Filtros por Número". SI nos fijamos podemos hacer infinidad de filtros (superiores a un valor determinado, inferiores... y entre ellas encontramos la opción de "Entre". Al darle, nos aparece la siguiente ventana, donde introduciremos los valores que antes comentábamos. Al darle aceptar, se aplicaría el filtro para estos criterios

Éste tipo de filtros, también se pueden aplicar a los campos de texto, aunque los valores serán algo diferentes, ya que en este caso podemos buscar registros que empiezan o terminan por una letra en concreto, contienen una cadena de texto...:

Espero que os sirva de ayuda éste pequeño tutorial. La semana que viene explicaré los Filtros Avanzados.

Y recordar, si tenéis dudas, no dudéis en plantearlos en los comentarios. Saludos!

FUNCIONES LÓGICAS: FUNCIÓN SI

Empezamos el repaso a las funciones lógicas y lo haremos con la fundamental para entender las funciones lógicas, la función SI. Las funciones lógicas tienen como finalidad realizar una acción en función de una condición.

La estructura de la fución SI es la siguiente:

 =SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

Lo que realizará la función, será comprobará la condición que especifiquemos en el apartado "prueba_logica". Siempre especificaremos una comparación entre una celda y un valor u otra celda. Para ello, utilizaremos siempre los comparadores <, <=, >, >=, = o <> (diferente). Si se cumple la condición, realizará la acción especificada en "Valor_si_verdadero" y en caso de que no se cumple, realizaría la acción de "Valor_si_Falso".

Ejemplo:

=si(A1>=5;"Aprobado";"Suspendido") --> en este caso la función comprobará si el valor de la celda A1 es mayor o igual a 5. Si lo es, mostrará como resultado Aprobado. En caso contrario, es decir, sea menor a 5, el resultado sería Suspendido

Importante destacar que dentro de una función SI, siempre que hagamos referencia a texto, éste debe ir entre comillas.

Vamos a ver con un ejemplo gráfico el funcionamiento de la función SI:

Supongamos tenemos un cuadro como el de la derecha, con el detalle de Ejecutivos de venta, las ventas realizadas así como el objetivo y queremos ver si cumplió o no con él.

En este caso necesitamos comparar si las ventas superan (o igualan) al objetivo.  Ventas >= Objetivo

Si efectivamente las Ventas superan el Objetivo (Ventas>=Objetivo es VERDADERO), queremos que la celda (de la columna D) nos muestre “Cumplió”.  Y, en caso que no se cumpla (es decir, Ventas>=Objetivo es FALSO), nos muestre “No cumplió”.

Ya tenemos entonces las tres partes:

·         La función lógica: Ventas>=Objetivos

·         Valor si Verdadero: Mostrar “Cumplió”

·         Valor si Falso: Mostrar “No cumplió”. 

La fórmula, para la celda D2 será entonces:

=SI(B2>=C2;”Cumplió”;”No Cumplió”)

Es totalmente equivalente escribirla de la forma:

=SI(B2<C2;”No Cumplió”;”Si Cumplió”) => SI las Ventas son menores al Objetivo entonces mostrar “No Cumplió”, en caso contrario (es decir, si es FALSA la comparación Ventas<Objetivo), mostrar “Sí Cumplió”).

En próximos Posts veremos como anidar 2 SI y juntar la función SI con la función Y y la función O. Espero que os sirva de ayuda. Cualquier problema no dudéis en comentarlo en el post.

TABLAS DINÁMICAS: PASO A PASO

Una tabla dinámica nos permite obtener informes resumidos a partir de los datos que tenemos en una hoja de cálculo. De ésta manera podemos ver totales agrupados por diferentes campos así como aplicar filtros a todos estos datos.

En el ejemplo que veremos a continuación, partiremos de una pequeña base de datos de ejemplo en el que utilizaremos 5 campos (ZONA, COMERCIAL, PRODUCTO, UNIDADES, IMPORTE)

La primera tabla dinámica que propongo es una que nos muestre el total de ventas por importe agrupado por comercial y zona. Vamos a ver que pasos debemos realizar:

 

En primer lugar debemos insertar la tabla dinámica, para ello iremos a la pestaña Insertar y marcaremos la opción de "tabla dinámica" 

Una vez accedamos al menu de Insertar una Tabla dinámica, nos aparecerá  una ventana donde debemos especificar donde estan los valores que queremos utilizar para la tabla y en que posición vamos a insertar nuestra tabla dinámica (en el ejemplo, he seleccionado la tabla anterior y he especificado que quiero crear la tabla en una hoja nueva.

 

Una vez especificados los datos para poder crear la tabla dinámica nos aparecerá una barra en la parte derecha donde veremos por un lado los campos que tiene nuestra tabla y por otro 4 cuadros, que marcan los Rótulos de fila, los Rótulos de columna, los valores y los filtros de Informe. Si dispones de una versión anterior a la de Excel 2007, no te preocupes ya que aunque no lo veas en este formato, no te costará reconocer cada una de las secciones.

- Rotulos de columna: nos sirve para filtrar una tabla dinámica poniendo los campos en la parte superior. Simplemente debemos arrastrar los campos de la parte superior de la tabla al cuadro correspodiente.

- Rotulos de fila: Exactamente igual que los de columna pero en este caso tendríamos los campos en modo listado como encabezados de fila.

- Valores: Es este cuadro introduciremos todos los campos de los cuales queremos sacar resultados.

- Filtro de Informe: No sirve por si sobre unatabla dinámica creada, queremos hacer un filtro general.


Bien, basandonos en nuestro ejemplo lo que haremos será poner en el Rotulo de Fila el/los campos por los que queremos agrupar. En el ejemplo pondremos los comerciales, por tanto cogeremos el campo comercial y lo arrastraremos al cuadro "rotulo de fila". En el rotulo de columna, añadiremos, en este caso, el otro campo por el que queremos filtrar, en este caso el campo zona. Y por último añadiremos el importe al cuadro Valores. Nos quedaría así:

Y el resultado de la tabla dinámica sería el siguiente, donde veremos que tenemos los totales de los importes agrupados por Comercial y Zona:

Otra opción que tenemos es la de poner los campos por los que queremos agrupar, en el rotulo de fila (a mi personalmente me gusta más). El resultado obtenido es el mismo y en mi opinión es algo más estético.

En el caso de que queramos realizar otro cálculo, tan solo hemos de marcar el desplegable "suma de importe" -> "Configuración de campo de Valor" y especificar el tipo de cálculo a realizar.