CONCATENAR CELDAS EN EXCEL

Hoy veremos como concatenar celdas en Excel. La finalidad de concatenar es la de juntar o combinar el contenido de 2 o más celdas en una sola.

En Excel podemos concatenar de dos maneras. una mediante la función concatenar y otra manualmente.

Vamos a ver el siguiente ejemplo. No encontramos con los datos Nombre y Apellido separado en dos columnas y nos interesa tener los datos en una sola celda. Para ello vamos a concatenar el campo Nombre y el campo Apellido.

En primer lugar nos colocaremos en la celda D3 y formularemos lo siguiente: =A3&" "&B3

Mediante el símbolo "&" concatenamos el contenido de las celdas. Si queremos añadir elementos de texto, los tenemos que poner entre "". Que es lo que hemos hecho realmente:  hemos indicado en la celda D3 que introduzca el valor de A3 y le hemos concatenado un espacio (al ser un elemento de texto, el espacio lo ponemos entre comillas; " ") y posteriormente le hemos concatenado el valor de la celda B3. De manera que el resultado final será:

Si la fórmula la hubiéramos realizado así: =A3&B3, el resultado hubiera sido "PabloMotos".

El otro método para concatenar es con la función Concatenar. La estructura será muy similar:

En este caso lo único que debemos hacer es, para cado campo "texto" del cuadro de dialogo, introducir los elementos que queremos concatenar. Si queremos añadir un elemento de texto, no es necesario poner comillas ya que las introduce el propio asistente (en el ejemplo, en el campo 2, hemos añadido un espacio y automáticamente el asistente ha puesto las comillas pertinentes. Finalmente veremos que el resultado es exactamente igual al anterior pero en la barra de fórmulas veremos lo siguiente: =CONCATENAR(A3;" ";B3)

Si por ejemplo quisiéramos añadir Sr/a antes del nombre, lo más lógico sería tener una columna llamada "tratamiento" donde para cada registro tuviéramos Sr o Sra y concatenáramos con esa columna. Si lo queremos hacer genérico y directo, aprovechando los ejemplos anteriores deberíamos formular así:

="Sr/a "&A3&" "&B3

=concatenar("Sr/a ";A3;" ";B3)

Ya sabéis que si tenéis dudas podéis enviarle un mail al Profe de Excel.

Saludos.

Filtros de Excel: Filtros Avanzados

El otro día vimos la primera parte de los filtros en Excel, los autofiltros. En el artículo de hoy vamos a ver como hacer los filtros avanzados, que nos permitirán realizar filtros sumando criterios diferentes de varios campos de nuestra tabla.

Para ver los filtros avanzados, utilizaremos la tabla con la que trabajamos el otro día y que podéis descargar al final del post.

En primer lugar lo que necesitamos para poder realizar un filtro avanzado en Excel, es crear una tabla de criterios. para ello, cogeremos la cabecera de la tabla que queremos filtrar, la copiaremos y la pegaremos en algún lugar del documento (se puede utilizar otra hoja del documento). En el ejemplo, vemos que hemos copiado la cabecera y la hemos pegado en la fila 19. Ahí crearemos nuestra tabla de criterios.

Para especificar los criterios con los que filtrar la tabla, hemos de tener en cuenta que, si los añadimos sobre una misma línea equivale a ir acumulando criterios para filtrar. Si los ponemos en líneas separadas, equivale a que queremos filtrar por un criterio o por el otro:

En este caso los datos que veríamos después de aplicar el filtro serían, "todos los empleados del departamento comercial con un sueldo igual o superior a 1000€" y "todos los empleados del departamento de Marketing"

Para aplicar el filtro, debemos ir al menu "datos" y en el aprtado "ordenar y filtrar" seleccionar "avanzadas".

Nos aparecerá una ventana emergente donde tenemos que rellenar los siguientes datos:

En primer lugar podemos especificar si queremos filtrar los datos sobre la misma tabla o si queremos "pegar" el resultado en otra parte del documento (en el ejemplo hemos activado esta opción. A continuación, en rango de la lista debemos especificar toda el rango de la tabla donde están los datos que queremos filtrar. En el apartado, rango de criterios debemos seleccionar la tabla de criterios que hemos creado anteriormente. y por último, si hemos marcado la opción de "Copiar a otro lugar", en Copiar a: debemos especificar en que celda queremos que se copie el resultado del filtro (en nuestro ejemplo hemos especificado la celda A29. Una vez aceptemos, el resultado debería ser así:

Donde efectivamente comprobamos que aparecen los comerciales con un sueldo igual o superior a 1000€ y los empleados del departamento de marketing.

En los filtros avanzados también podemos utilizar rangos (en fechas o valores numéricos). En tal caso, lo que tenemos que hacer es duplicar el campo en la tabla de criterios para poder especificar en la misma línea el rango que queremos:

Y su resultado correspondientes sería:

Por último, los comparadores que podemos poner en la tabla de criterios son: >, >=, <, <=, <> y por supuesto el =. En el caso del texto, podemos utilizar los caracteres * o ?. El primero sustituye una cadena de caracteres de manera que para la expresión Pep*, nos filtraría todos los nombres que contengan la palabra pep seguido de cualquier contenido (Pep, Pepe, Pepito, Pepote, Pepon...) y con el ? sustituimos solo un carácter (normalmente se utiliza para palabras que puedan llevar acento o b/v...). En nuestro ejemplo, pep? nos mostraría pepe, pepe, pepo... pero no pepon, pepote, pepito...

Espero que os sirva de ayuda. Os dejo el enlace de descarga para que podáis practicarlo. ya sabéis que si tenéis dudas, las podéis enviar por mail a info@elprofedeexcel.com.

Ejercicio Ejemplo

Filtros de Excel: Autofiltros (parte I)

Tras un pequeño parón, volvemos a la carga con más trucos y tutoriales de Excel. Hoy quiero hablar de los filtros en Excel.

Los filtros son un elemento indispensable cuando trabajamos con Excel en modo Base de Datos, ya que nos permiten filtrar listados y de esta manera obtener de manera rápida y sencilla los listados que más nos convengan .

En Excel, encontramos dos tipos de filtros: Los Autofiltros y los Filtros Avanzados.

Autofiltros:

Los autofiltros de Excel, nos permiten filtrar nuestra base de datos de una manera rápida. Aunque en versiones anteriores a la del Office 2007 eran mucho más limitados, desde dicha versión, con la opción de autofiltros se pueden hacer ya grandes cosas.

Para activar el  autofiltro, seleccionamos alguna celda de la tabla que queremos filtrar y en el menú inicio, buscaremos el botón de ordenar y filtrar donde encontraremos el botón de "filtro".

Otra opción para activar el autofiltro, es a través del menú Datos y encontraremos el cuadro de ordenar y filtrar que necesitaremos posteriormente para realizar filtros Avanzados.

Una vez activemos los filtros, nos aparecerán unos desplegables en la cabecera de la tabla

Si desplegamos alguno de estos campos, veremos los siguiente:

En este ejemplo, hemos desplegado el campo departamento y podemos observar que el propio Excel nos muestra todos los registros que ha encontrado dentro del campo departamento. De manera predeterminada todos los registros aparecen marcados de manera que para realizar el filtro simplemente debemos marcar los registros que nos interese mostrar y darle a aceptar:

Veremos que la tabla queda filtrada por los "criterios" que le hemos especificado y que en la cabecera, donde tenemos los desplegables, el campo "departamento" queda marcado con un filtro.

A partir de este momento podemos realizar los filtros que queramos, pero siempre teniendo en cuenta que ya tenemos un filtro previo (si no los queremos acumular, deberíamos deshacer el filtro del departamento; simplemente marcando el desplegable y darle a deshacer filtro), eso significa que si ahora filtráramos por cargo, aplicaría el filtro sobre los empleados del departamento de Administración y Gerencia.

Dentro de un mismo campo podemos filtrar por más de un criterio. Normalmente se utiliza para rangos de fechas o números. Por ejemplo si queremos realizar un filtro para ver los empleados que tienen un sueldo entre 750 y 1000€, lo haríamos de la siguiente manera:

Dentro del campo de sueldo, vamos a "Filtros por Número". SI nos fijamos podemos hacer infinidad de filtros (superiores a un valor determinado, inferiores... y entre ellas encontramos la opción de "Entre". Al darle, nos aparece la siguiente ventana, donde introduciremos los valores que antes comentábamos. Al darle aceptar, se aplicaría el filtro para estos criterios

Éste tipo de filtros, también se pueden aplicar a los campos de texto, aunque los valores serán algo diferentes, ya que en este caso podemos buscar registros que empiezan o terminan por una letra en concreto, contienen una cadena de texto...:

Espero que os sirva de ayuda éste pequeño tutorial. La semana que viene explicaré los Filtros Avanzados.

Y recordar, si tenéis dudas, no dudéis en plantearlos en los comentarios. Saludos!